Empfangspflicht: Keine Ausnahmen!
Das Wachstumschancengesetz macht bei der Empfangspflicht absolut keine Unterschiede bezüglich der Unternehmensgröße, der Rechtsform oder der steuerlichen Einstufung. Diese Pflicht gilt in Deutschland bereits seit dem 01.01.2025 für alle Betriebe.
Bist du Freiberufler, Einzelunternehmer oder machst Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG? Dann bist du trotzdem rechtlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) empfangen und GoBD-konform archivieren zu können, sobald du Leistungen von anderen Unternehmen (B2B) beziehst.
Die Krux beim Einkaufen
Stell dir vor, du kaufst als Kleinunternehmer Büromaterial, Software-Lizenzen oder mietest Serverplatz. Dein Lieferant (B2B) ist berechtigt (und ab 2027/2028 verpflichtet), dir eine echte E-Rechnung auszustellen.
Du darfst diese Rechnung nicht ablehnen und eine Papierrechnung einfordern. Ein simples E-Mail-Postfach reicht zwar für den Empfang technisch aus, du musst das strukturierte Dokument (XML) aber rechtskonform 10 Jahre archivieren.
Versandpflicht: Wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Während die Empfangspflicht sofort greift, räumt das Gesetz beim Versand von B2B-Rechnungen Übergangsfristen ein. Für Kleinunternehmer und Freiberufler (die in der Regel deutlich unter 800.000 Euro Jahresumsatz liegen) gilt:
- Bis zum 31.12.2027 darfst du weiterhin ganz normale Papierrechnungen oder einfache PDFs (aus Word, Canva, Lexoffice ohne XML-Modul) an andere Unternehmen senden. Der Empfänger muss bei einfachen PDFs allerdings weiterhin zustimmen.
- Ab dem 01.01.2028 ist die Schonfrist endgültig vorbei. Ab diesem Tag darfst du an Geschäftskunden (B2B) nur noch E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD/XRechnung) versenden.
Warum du schon heute ZUGFeRD nutzen solltest
Auch wenn du rechtlich noch bis 2028 Zeit hast, selbst ZUGFeRD-Rechnungen auszustellen, gibt es in der Praxis einen harten wirtschaftlichen Druck: Deine Kunden.
Große Agenturen, Konzerne und auch der Mittelstand stellen ihre Buchhaltungsprozesse bereits massiv auf Automatisierung um. Eine Rechnung, die manuell abgetippt werden muss (weil du ein unstrukturiertes PDF schickst), verursacht beim Kunden Kosten und Aufwand. Viele größere Auftraggeber bestehen bereits jetzt auf ein ZUGFeRD-konformes Format, um ihre eigenen Prozesse schlank und GoBD-compliant zu halten.
Die Lösung: Du musst dir keine teure, monatliche ERP-Software anschaffen. Nutze einfach dein gewohntes Tool (Word, Google Docs, Notion), exportiere ein normales PDF und lade es bei E-Rechnung PRO hoch. Wir wandeln es pro Rechnung in Sekunden in ein voll gültiges ZUGFeRD-Dokument um – ohne Abofalle.
Speziell für Freelancer
Wandle deine PDFs nur dann um, wenn du sie brauchst. Behalte dein eigenes Design.