Der Grundsatz: Urschriftlichkeit
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln in Deutschland strikt, wie Buchhaltungsdaten aufbewahrt werden müssen.
Der wichtigste Leitsatz lautet: Dokumente müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden.
Das bedeutet konkret: Da der Empfang von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format bereits Pflicht ist, ist die elektronische Datei (speziell der XML-Datensatz) das rechtliche Original (die Urschrift).
Der fatale Medienbruch
Wer eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erhält, diese ausdruckt, abheftet und die digitale Originaldatei löscht (oder nicht systematisch archiviert), begeht einen sogenannten Medienbruch.
Bei einer Betriebsprüfung wird der Prüfer den Papierausdruck nicht als Originalrechnung anerkennen. Die Konsequenz: Die Vorsteuer aus diesen Rechnungen kann vollständig gestrichen und zurückgefordert werden. Zudem drohen Schätzungen wegen formeller Buchführungsmängel.
Voraussetzungen an das Archiv-System (WORM)
Einfach alle XML- und PDF-Dateien in einem Ordner auf dem Desktop oder in der iCloud abzulegen, reicht für die GoBD nicht aus.
Das Finanzamt fordert Unveränderbarkeit. Ein normales Dateisystem erlaubt es jederzeit, eine Datei nachträglich zu editieren, umzubenennen oder zu löschen. GoBD-konforme Archivsysteme nutzen daher sogenannte WORM-Technologie (Write Once, Read Many).
- Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung muss mit einem Zeitstempel versehen werden.
- Unveränderbarkeit: Einmal abgelegt, darf die Rechnung innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nicht mehr gelöscht oder modifiziert werden. (Sogenanntes "Legal Hold" oder "Retention Policy").
- Indexierung: Das System muss eine Volltextsuche und eine Indexierung (nach Rechnungsnummer, Datum, Lieferant) bieten, damit der Betriebsprüfer die Daten jederzeit maschinell auswerten kann (GDPdU-Export).
Warum ZUGFeRD-Dokumente ideal für die Archivierung sind
Während die XRechnung aus reinem XML-Code besteht, bringt das ZUGFeRD-Format (Factur-X) einen entscheidenden Vorteil für die Langzeitarchivierung mit: Es nutzt als Trägerformat zwingend den ISO-Standard PDF/A-3.
Der PDF/A-Standard wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt. Er garantiert, dass das Dokument auch in 50 Jahren noch exakt gleich aussieht. Wie funktioniert das?
- Eingebettete Schriften: Das PDF darf nicht auf die lokal installierten Fonts (Schriftarten) des Computers zugreifen. Alle Schriften müssen direkt in die Datei integriert sein.
- Eingebettete Farbprofile: Damit ein Rot auch in Jahrzehnten noch exakt so rot aussieht, ist das ICC-Farbprofil zwingend festgeschrieben.
- Keine dynamischen Inhalte: Audio, Video, JavaScript oder externe Hyperlinks, die das Layout verändern könnten, sind im PDF/A-Standard strengstens verboten.
Mit E-Rechnung PRO stellen wir sicher, dass jedes durch uns umgewandelte Dokument – egal ob aus Canva, Word oder InDesign – nicht nur eine valide XML-Datei erhält, sondern auch strikt in den PDF/A-3b Standard konvertiert wird. Damit bist du zu 100% GoBD-Ready.
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